Pengertian Sekretaris Adalah - Ciri – Ciri, Tujuan, Tugas, Jenis-Jenis dan Ruang Lingkup Dalam Pekerjaan Sebagai Sekretaris


 Pengertian  Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten/mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi/langsung dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.

Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, sudah menjadi kebiasaan umum bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya di negara lain misalnya di Hongkong contohnya dimana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.

Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya. 


Baca Juga: Nama Negara di Dunia dalam Bahasa Arab Beserta Ibu Kotanya Secara Lengkap

 

Pengertian Sekretaris Berdasarkan Para AHli

Berikut ini adalah definisi sekretaris oleh para ahli, sebagai berikut:

  • Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano
    Sekretaris adalah spesialis. Sebagai seorang profesional, Anda diharapkan untuk melakukan berbagai tugas dengan kompetensi penuh, kepercayaan, dan kepribadian dalam tugas kesekretariatan.
  • Menurut Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono
    Seorang sekretaris adalah seseorang yang membantu seseorang, yaitu pemimpin dalam pelaksanaan tugas-tugas kantor.
  • Menurut Saiman
    Seorang sekretaris adalah orang yang memiliki tugas yang berkaitan erat dengan penulisan atau rekaman catatan dari kantor atau bisnis.
  • Menurut Wursanto, dikutip oleh Saiman (2002: 25)
    Sekretaris adalah karyawan yang tugasnya adalah membantu kepala kantor dalam melaksanakan pekerjaan terperinci dari penyelia atau penyelia.
  • Menurut Webster’s Dictionary (Sutarto, 1997)
    Seorang sekretaris adalah seorang karyawan yang mengelola dokumen, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, termasuk seorang karyawan yang mengelola berbagai pekerjaan, atau seorang karyawan yang menjalankan departemen pemerintah.
  • After Fowler (1970)
    Seorang sekretaris adalah orang yang bekerja untuk orang lain untuk mendukung korespondensi, tugas administratif, informasi dan kerahasiaan, atau karyawan yang telah ditugaskan oleh komunitas atau organisasi untuk berkorespondensi dan memelihara dokumen yang berkaitan dengan organisasi mereka.
  • Setelah Braum dan Ramon di Saiman (2002: 24)
    Seorang sekretaris adalah penolong pemimpin atau direktur yang menerima dikte, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, mengingatkan pemimpin atau pengawas tentang kewajiban atau perjanjian resminya, dan memenuhi banyak kewajiban terkait lainnya untuk efektivitas direktur atau direkturnya. untuk meningkatkan kewajiban lain yang terkait dengan peningkatan efektivitas kepala atau pemimpin.
  • Menurut Gie dalam Saiman (2002: 25)
    Sekretaris adalah petugas yang tugasnya melakukan urusan korespondensi untuk mempersiapkan pejabat atau organisasi yang penting.
  • Menurut Drs. The Liang Gie
    Seorang sekretaris adalah pejabat yang tugasnya menangani urusan korespondensi, termasuk mempersiapkan pejabat atau organisasi penting.

 

Ciri – Ciri dari Sekretaris

  • Sabar, disiplin, pekerja keras, tidak mudah menyerah, terlihat baik, jujur, dermawan, pandai bicara, sopan dan mampu mempertahankan bisnis.
  • Cukup mampu dan peka terhadap sesuatu.
  • Berisi kemampuan menulis, korespondensi dan pengarsipan.
  • Kemampuan untuk melakukan tugas-tugas seperti mengangkat telepon, korespondensi dan kegiatan pemimpin.
  • Jangan egois (egois) sehingga bisa mengeksplorasi perasaan orang lain.
  • Periksa diri Anda ketika orang lain mengkritik dan menilai.
  • Terima penilaian orang lain dan ambil sisi positifnya.
  • Akui kesalahan Anda sendiri dan maafkan kesalahan orang lain.
  • Hindari tindakan terpuji seperti hobi yang bertepuk tangan, menghina, mengeluh, berbicara dengan gembira, dan tindakan tercela lainnya.
  • Dapat menahan diri saat berhadapan dengan hal-hal yang menyebabkan emosi (marah).
  • Selalu mampu beradaptasi dengan seluruh situasi sehingga orang lain saling menghormati.
  • Selalu dapat menjaga minat orang lain dan memberikan saran positif.
  • Selalu hormati pendapat orang lain dan ketahui aturan sopan santun.
  • Selalu tunjukkan keseriusan dan berpikir sehat.
  • Memiliki kesabaran dan keuletan di tempat kerja
  • Disiplin dan paksaan di tempat kerja
  • Terlihat bagus dan menarik

 

Tujuan Dari Sekretaris

Inilah beberapa tujuan sekretaris:

  • Menentukan rencana kerja pemimpin ketika dia ingin bertemu kliennya
  • Jadilah gambaran kepemimpinan yang baik
  • Konsultasi atau rapat, jika ada masalah dengan kepemimpinan di perusahaan
  • Menjalankan kegiatan bisnis secara teratur dan baik, sehingga mereka berjalan dengan lancar tanpa masalah.
  • Menjaga hubungan antara pemimpin dan bawahan.
  • Mendukung kegiatan administrasi di kantor

 

 

 Tugas dari Sekretaris

Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas sekretaris dikelompokkan menjadi delapan diantaranya yaitu:

Tugas rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya meliputi seperti:

  • Membuka surat-surat.
  • Menerima dikte pimpinan.
  • Menerima tamu.
  • Menerima telepon.
  • Menyimpan arsip atau surat.
  • Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.
  • Dan lain-lain.

Tugas khusus yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti:

  • Mengkonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.
  • Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
  • Menyusun acara pertemuan bisnis.
  • Pembelian kado ataupun cindera mata.
  • Dan masih banyak lagi.

Tugas istimewa yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti meliputi:

  • Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
  • Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi.
  • Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi.
  • Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang lainnya.
  • Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
  • Menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.
  • Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.
  • Dan lain-lain.

Tugas Sosial diantaranya meliputi:

  • Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.
  • Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.
  • Dan yang lainnnya.

Tugas Keuangan yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:

  • Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.
  • Membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
  • Menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
  • Dan sebagainya.

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu:

  • Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
  • Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
  • Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.
  • Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.
  • Dan lain-lain.

Tugas insidental yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya meliputi:

  • Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.
  • Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
  • Mengkoreksi berbagai bahan cetakan, misal seperti: undangan, formulir, brosur serta daftar yang di konsep oleh perusahaan.
  • Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan.
  • Dan masih banyak lagi.

Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis), ini terjadi ketika 2 (dua) orang atau lebih saling menerima serta memberikan yang berupa suatu informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sangat melelahkan bagi sekretaris untuk menorganisir berbagai pertemuan tersebut.

 

Jenis-Jenis Sekretaris

Menurut Wursanti (2006:2), sekertaris tersebut dibedakan menjadi beberapa jenis, diantaranya sebagai berikut :

Sekretaris Organisasi

Sekretaris Organisasi juga disebut dengan  sekretaris instasi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi ini disamping menjalankan tugas dari perintah pimpinan, juga berkedudukan ialah sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja didalam bidang kesekretariatan. Contoh dari sekretaris organisasi yakni sekretaris jendral, sekretaris kabinet, sekretaris wilayah serta lain sebagainya.

Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi merupakan seseorang yang mengejakan kegiatan atau aktivitas perkantoran untuk dapat membantu seseorang serta juga sifatnya itu pribadi. Dengan kata lain, sekretaris pribadi merupakan seseorang yang diangkat serta digaji oleh perorangan.

Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan merupakan seseorang pembantu pimpinan suatu perusahaan atau organiasi yang bertugas dalam mengerjakan tugas perkantoran untuk pimpinan tertentu.

 

Ruang Lingkup Dalam Pekerjaan Sebagai Sekretaris

  • Peran sekretaris adalah untuk membantu manajer dalam pelaksanaan pekerjaan teknis, tetapi ini sangat penting bagi manajemen.
  • Seorang pemimpin akan sangat membutuhkan bantuan seorang sekretaris untuk melakukan tugas-tugas seperti pekerjaan kantor, seperti:
    • Menerima tamu
    • Panggilan diterima
    • Ambil dikte dan latih
    • Simpan surat
  • Karena alasan ini, seorang pemimpin mengasumsikan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan bervariasi sesuai dengan bidang tanggung jawab manajer. Misalnya, direktur perusahaan percetakan berbeda dari firma hukum.

 

 

 Baca Juga: Rumus Peluang Matematika dan Contoh Soal dan Jawabannya Lengkap

 

Demikian Penjelasan Tentang   Pengertian  Sekretaris Adalah - Ciri – Ciri, Tujuan,  Tugas, Jenis-Jenis dan Ruang Lingkup Dalam Pekerjaan Sebagai Sekretaris. Semoga Bermanfaat dan jangan Lupa Selalu Kunjungi Referensisiswa.my.id untuk Mendapatkan Materi Lainnya

 

 Penelusuran yang terkait dengan Pengertian Sekretaris

  • pengertian sekretaris menurut para ahli
  • pengertian sekretaris profesional
  • pengertian sekretaris yang baik
  • pengertian sekretaris dalam bahasa inggris
  • tujuan sekretaris
  • fungsi sekretaris
  • pengertian sekretariat
  • pendidikan sekretaris